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OneDrive for Business als Standard-Datenspeicher

Seit einiger Zeit habe ich vom OneDrive komplett auf den OneDrive for Business umgestellt. Einzig meine Bilder laufen noch in den OneDrive, die ich dann regelmäßig in den OneDrive for Business verschiebe. Nur was mache ich genau und warum?

 

OneDrive for Business als zentraler Dateispeicher

Ich habe mich entschieden meine Nutzung und Architektur auf den OneDrive for Business umzustellen. Dies bedeutet, dass ich zwar die klassischen Ordner wie Bilder oder Dokumente noch habe, aber insgesamt nicht nutze, wenn es nicht z.B. durch Visual Studio zur Best Practise gehört.

So habe ich mir meine Ordnerstruktur auf den OneDrive for Business nachgebaut:

  • persönlich
    • Dokumente
    • Bilder
    • Videos
    • OneNote Mappen
  • Sharing
    • Meetups
    • Microsoft
      • Produktgruppe a
      • Produktgruppe b
    • Freunde
    • Microsoft MVPs
    • MODE Programm
    • MSP Programm
    • AIP Programm
    • Projekte
    • eigene Vorträge und Konferenzen
    • ISOs
    • Arbeit
    • usw.
  • Familie
    • OneNote Mappen
    • Dokumente
    • Bilder
    • Videos
  • ggf. Sockel
    • Dateien, die in der Regel nicht verändert werden, aber benötigt um z.B. Vorträge zu erstellen
    • Standard Musikverzeichnis

Speicherplatz & Hardware

Natürlich habe ich mir selber die maximale Speicherplatzgröße von 5 TB gegeben. Aber meine Devices vom Windows Phone 950 über iPhone bis Surface Pro, Samsumg Slate, iPad und Surface Book haben natürlich diesen nicht zur Verfügung, sondern maximal 500GB Festplatte.

Hierbei frage ich mich natürlich wie viele Dateien benötige ich offline direkt auf meinem Rechner und auf meinen Mobiltelefonen?  Dabei handelt es sich um maximal 1 GB, die ich offline zur Verfügung habe, die aber immer in meine Bibliothek gesynct werden. Alle anderen Dateien lade ich nur bei Bedarf nach oder lasse sie online. Durch die neuen Platzhalter habe ich alle Dateien immer im Blick und kann auch suchen. In meinem Alltag und auch dank des Endes von Roaminggebühren in der EU bin ich auch zu fast 100% online, außer man sitzt wieder im ICE und der Hotspot der Telekom ist ausgefallen.

max: 500MB – 1GB dauerhaft offline

 

Backup

Nun stellt ihr euch bestimmt die Frage, wie ziehe ich Backups? Ich habe es mir wie folgt eingerichtet:

  1. QNAP Backup vom OneDrive for Business auf ein gesondertes Laufwerk im NAS (jeden Tag Abends, jeder Woche und einmal im Jahr)
  2. Windows Sicherung von Windows 10 jede Stunde auf das NAS (OneDrive Ordner inbegriffen)
  3. OneDrive for Business eigene Sicherung mit Wiederherstellung bis zu 30Tagen und Versionierung
  4. Wissenssicherung (Vorträge, Bilder, etc.) kommt 1 Mal pro Woche auf zwei getrennte externe Festplatten
  5. zusätzlich einmal im Monat: automatisches Backup in einen Azure Blob Storage

 

Vorteile durch die Umstellung

Die Vorteile liegen auf der Hand:

  • weniger Datendurchsatz
  • höhere Sicherheit vor Datenausfall und Ramsomware
  • weltweite Verfügbarkeit auf fast allen Geräten alle Dateien
  • Ausfall der Festplatte oder des NAS = alle Dateien in der Microsoft Cloud verfügbar und ein Restore
  • keine Sorgen mehr und Ärger, dass man das “falsche” Gerät nutzt und seine Dateien nicht im Zugriff hat.
  • Sicherheitsfunktionen aus dem M365 Lizenz: O365 ATP, Intune, Cloud App Security usw.

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Ergänzung – Warum nicht der OneDrive?

Nach dem veröffentlichen dieses Artikels wurde ich gefragt, warum ich nicht den in Windows 10 automatisch integrierten OneDrive nutze. Dies hat für mich folgende Gründe:

  • geringer Speicherplatz ohne zusätzliche Kosten
  • keine erweiterten Sicherheitsfunktionen aus dem Tenant
  • zusätzlicher Account
  • nur für klassischen Consumer geeignet

 

Ergänzung – Warum nicht OneDrive und OneDrive for Business parallel?

Eine sehr gute Nachfrage bekam ich ebenfalls von einen guten Freund aus der Community. Er würde für private Dinge den OneDrive nutzen und für das Business einen OneDrive for Business. Diese Vorgehensweise habe ich mir auch überlegt, aber mich dann bewusst dagegen entschieden. Einmal aus der Sicht, dass mehr Sicherheit immer besser ist und ich zahle eh für einen Office 365 Account, warum also nicht auch ausnutzen und die Vorteile mitnehmen.

Weiterhin stellte sich die Frage auch nicht bei mir im konkreten Fall, weil

  • Business Daten und private Daten werden werden per Hardware getrennt. Business Daten sind nur auf dem Arbeitsrechner und den Kundenrechnern und meine private, sowie Community Daten sind nur auf meinem privaten Rechner.
  • Wenn ich Daten zwischen privat und Business teilen will, dies trifft vielleicht nur meine Ignite Folien, dann nutze ich den Ordner “Sharing/Arbeit”. Dieser ist getrennt und beinhaltet lediglich Zugangsrechte für den Arbeitsaccount und den privaten Account. Der Ordner wird per Cloud App Security und ATP überwacht und komplett durch Auditierung aufgezeichnet.

 

Ergänzung – Backup

Eine weitere Frage erreichte mich, warum oder besser wie ich die Backups mache. Es wurde um eine genauere Erläuterung gebeten.

  1. Disk to QNAP per Windows Backup
  2. QNAP to Azure Blob (App aus dem QNAP Store und eigenes Skript)

Man könnte es natürlich auch komplizierte Backupstrukturen aufbauen, aber meiner Ansicht nach ist es wichtig so einfach wie möglich und so kompliziert wie nötig zu sein. Die Komplexität und der Tooleinsatz muss so gering wie möglich sein und auf Standardsystemen basieren. Dies hilft bei Fehlern, diese auch in angemessener Zeit zu finden.

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