Microsoft free Teams und die TeilnehmerInnen

Wer Microsoft Teams in der freien Variante nutzt, kommt schnell an den Punkt zu entscheiden wie man TeilnehmerInnen hinzufügt und in welcher Variante. Dies haben wir nun in der Office 365 Usergroup einmal getestet und überprüft:

Ihr wollt mitmachen?

Schreibt eure MS ID oder Azure AD an: raphael@office365hero.de

Varianten der NutzerInnen

Es gibt zwei Varianten von NutzerInnen in einem kostenlosen Teams Tenant. Ihr könnt NutzerInnen zum Tenant hinzufügen oder diese als Gast mit eingeschränkter Funktionalität.

  1. Mitglied des Teams Tenant
  2. Gast

Nutzer hinzufügen

Nutzer

Alle hinzugefügten Nutzer werden in die erste „globale“ Gruppe hinzugefügt, wenn ihr diese zum Tenant hinzufügt.

Bei uns heißt die globale Gruppe „Office 365 Group Deutschland“. Diese nutzen wir als Verteilergruppe in die Untergruppen. Rechts seht ihr auch die Bezeichnung „Org-wide“. Den Namen der Gruppe könnt ihr auch später noch ändern. Ihr legt ihn bei der Erstellung des Teams an.

Somit haben wir nun schon mal zwei Gruppen:

Nun fügen wir der gesamten Umgebung Nutzer hinzu. In unseren Tests wurden diese direkt der Hauptgruppe/Team hinzugefügt und nicht eines speziellen Teams, welches wir vorher ausgewählt hatten.

Zum Hinzufügen schauen wir links unten und klicken auch „Invite others to you org“:

Danach öffnet sich das folgende Fenster, in dem wir die Emailadresse und einen inviduellen Namen eintragen können:

 

Im Anschluss wird der Nutzer per Email zu dem Teams Umgebung eingeladen und ladet in der oberen Hauptgruppe. Aus unseren Tests ergab sich, dass wir Microsoft ID (outlook.com/hotmail.de/usw.), sowie Azure AD Konten (Office 365 Konten) problemlos einladen konnten.

Daraus ergibt sich, dass die Mitglieder der Umgebung, die keine Gäste sind, alle in einem bis zu 300 Personen starken Teams Umgebung arbeiten können, aber nie die gleiche Domain haben. Dies deutete sich schon an, als man die MS ID zu Planner einladen und Aufgaben zuweisen konnte. Somit entscheiden wir nun, ob wir als Gast oder als Mitglied einen Nutzer einladen.

Gäste einladen

Wenn wir einen Nutzer nicht als vollwertiges Mitglied, sondern als Gast einladen wollen. Dann ist auch dies problemlos möglich und weicht die 300 Mitgliedergrenze etwas auf.

Ihr müsst hierfür das Team auswählen und dort auf „Add members“ gehen:

 

Dann folgt ein anderes Fenster zum Einladen von Gästen:

Hier könnt ihr Gäste zu eurem speziellen Team einladen. Ihr habt also Gäste und Nutzer in einem Tenant, die ihr fast über den gleichen Weg einladet und die unterschiedliche Domains haben können.

Hinweis: Solltet ihr Teams mit externen Nutzern haben, bietet es sich an [EXT] dem Namen voranzustellen, so dass es noch deutlicher wird, dass ihr nicht alleine bzw. intern seid.

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